Política de tratamiento de datos personales

Esta política explica qué datos personales trata Brain Latam S.A.S., para qué, con quién los comparte y cómo ejercer sus derechos, conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

01 Responsable

• Razón social: Brain Latam S.A.S. · NIT 902052627-2
• Domicilio: Calle 19 No. 48A-23, Fusagasugá, Cundinamarca, Colombia
• Canal de protección de datos: soporte@brain-tech.co
• WhatsApp: +57 333 400 0070

02 Marco legal

Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015 (Capítulos 25 y 26, Título 2, Parte 2, Libro 2), Ley 1266 de 2008 en lo aplicable, y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio, incluida la Circular Externa 002 de 2024 sobre tratamiento de datos personales en sistemas de inteligencia artificial.

03 Dos roles distintos

Brain como responsable. Trata como responsable los datos de quienes visitan el sitio, llenan formularios, se comunican con Brain, crean cuentas o actúan en nombre de un cliente o proveedor. Esta política aplica a esos datos.

Brain como encargado. Cuando un cliente usa CentiNet o BrainChat, los datos de sus suscriptores y usuarios finales son responsabilidad de ese cliente. Brain los trata solo por cuenta del cliente, según sus instrucciones y el contrato de transmisión de datos firmado con él. Cuando el cliente lo activa, BrainChat también se conecta a su sistema de gestión o facturación (por ejemplo, Wisphub), en modo de solo consulta, y mantiene una copia actualizada de los datos de sus suscriptores para atenderlos; esos datos siguen siendo responsabilidad del cliente. Si usted es suscriptor de uno de nuestros clientes, consulte la política de su proveedor de internet y diríjale sus solicitudes; si nos las envía a nosotros, se las remitiremos dentro de los dos (2) días hábiles siguientes.

04 Datos que tratamos como responsables

No solicitamos datos sensibles ni datos de niños, niñas y adolescentes. Si los recibimos por error, los suprimimos.

05 Finalidades

1. Responder solicitudes de información y agendar reuniones comerciales.
2. Crear y administrar cuentas, autenticar usuarios y prestar soporte.
3. Celebrar y ejecutar contratos, facturar y gestionar pagos y cartera.
4. Enviar comunicaciones operativas del servicio (alertas, mantenimientos, cambios en condiciones).
5. Previa autorización separada: enviar información comercial, novedades y eventos de Brain y Didaktia. Puede retirarla en cualquier momento.
6. Garantizar la seguridad del sitio y la plataforma y prevenir fraude.
7. Elaborar estadísticas agregadas y anonimizadas para mejorar los servicios.
8. Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y requerimientos de autoridad.

06 Inteligencia artificial

6.1. Brain usa modelos de inteligencia artificial de terceros para generar diagnósticos, resúmenes y respuestas en sus productos y, en algunos casos, para atender consultas en sus canales.

6.2. Esos proveedores procesan los datos solo para producir la respuesta solicitada. Brain contrata con ellos en condiciones que impiden usar los datos para entrenar sus modelos.

6.3. Brain no toma decisiones con efectos jurídicos o similares sobre las personas basadas únicamente en tratamiento automatizado. Las decisiones sobre contratación, suspensión o atención de reclamos tienen intervención humana.

6.4. Cuando usted interactúe con un asistente automatizado de Brain, se le informará y podrá pedir atención de una persona.

07 Autorización

7.1. Pedimos su autorización previa, expresa e informada al recolectar sus datos, mediante una casilla no marcada en los formularios o en el registro de cuenta, o por otro medio que permita su consulta posterior. Conservamos prueba de la autorización (fecha, hora, canal y versión de la política aceptada).

7.2. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos los datos de naturaleza pública y los requeridos por autoridad competente.

08 Derechos del titular

Usted puede: (a) conocer, actualizar y rectificar sus datos; (b) solicitar prueba de la autorización; (c) ser informado sobre el uso dado a sus datos; (d) presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite ante Brain; (e) revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; (f) acceder gratuitamente a sus datos.

09 Cómo ejercer sus derechos

9.1. Escriba a soporte@brain-tech.co indicando: nombre, documento de identidad, descripción de la solicitud, dirección o correo para la respuesta y los documentos que quiera hacer valer. Si actúa en nombre de otro, adjunte el documento que lo acredite.

9.2. Si el reclamo está incompleto, le pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Si no lo completa en dos (2) meses, se entenderá desistido.

9.3. Mientras se tramita un reclamo, sus datos se marcarán con la leyenda "reclamo en trámite".

10 Con quién compartimos sus datos

10.1. Encargados (transmisión). Usamos proveedores que tratan datos por nuestra cuenta, bajo contrato de transmisión y con obligaciones de seguridad y confidencialidad:

10.2. Transmisión internacional. Estados Unidos está reconocido por la Superintendencia de Industria y Comercio como país con nivel adecuado de protección. Si en el futuro se usan proveedores en países sin ese reconocimiento, Brain suscribirá contratos de transmisión con garantías equivalentes.

10.3. Autoridades. Entregamos datos a autoridades cuando lo exija la ley o una orden competente.

10.4. Brain no vende ni arrienda datos personales.

10.5. Datos recibidos a través de Meta. Brain está habilitado por Meta como proveedor tecnológico de WhatsApp Business. Los mensajes y datos de contacto que recibe por esa vía se usan solo para prestar el servicio al cliente correspondiente, nunca para publicidad, perfilamiento ni venta, y se eliminan cuando el cliente lo pide, cuando termina el contrato o cuando lo exigen las condiciones de Meta. Cualquier persona puede pedir la eliminación de sus datos en brain-tech.co/eliminacion-datos.

11 Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas, entre ellas: cifrado en tránsito y en reposo, aislamiento de datos por cliente, control de acceso por roles, registros de auditoría, copias de respaldo cifradas, acuerdos de confidencialidad con el personal y un plan de respuesta a incidentes. Si un incidente afecta sus datos, se lo informaremos cuando corresponda y lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio.

12 Conservación

Vencidos estos plazos, los datos se suprimen o anonimizan.

13 Cookies

El sitio usa cookies técnicas, necesarias para su funcionamiento, y cookies de medición. Las de medición solo se activan si usted las acepta en el aviso de cookies. El detalle está en la Política de Cookies (brain-tech.co/cookies).

14 Cambios a esta política

Publicaremos cualquier cambio en brain-tech.co/privacidad con su fecha de vigencia. Si el cambio afecta las finalidades o la identidad del responsable, se lo comunicaremos antes de aplicarlo y, cuando la ley lo exija, pediremos una nueva autorización. Las versiones anteriores se conservan y pueden solicitarse.